Den digitala ryggraden byggs bäst med data
Företag som vill möta konsumenter på ett modernt och effektivt sätt behöver ta kontroll över sina data. Det ger både flexibilitet och enhetlighet i verksamheten. När ett företag ska ta steget till att arbeta i flera kanaler gentemot sina kunder finns risken att beslutsfattarna direkt börjar diskutera vilka system som ska göra det möjligt. Det spelar ingen roll vad systemen kallas (affärssystem, e-handelssystem, etcetera), det är fel ände att börja i.
Tänk i stället att det är ditt företags data som är det viktiga. Data om kunder, produkter, leverantörer, försäljningsställen som butiker och lager. Kort sagt, data om allt som är relevant. Ett sätt att se på saken är att systemvalen blir en följd av datahanteringen. Med rätt system blir det enklare att få ordning på datahanteringen.
Historiskt innan enhetlig handel
Det finns flera skeenden som har fört oss fram till det här läget. I korthet de följande:
- Runt sekelskiftet börjar många företag att skapa webbsajter med information och ibland enklare försäljning av produkter och tjänster.
- Allt fler strukturerar sin e-handel inom ramen för den ordinarie verksamheten. Det är långt i från alltid enkelt att åstadkomma. Många använder specialiserade e-handelssystem som måste integreras med, ofta flera, existerande affärssystem.
- En lösning som svar på konsumenternas ändrade köpbeteenden formuleras: omnikanalstrategin. Tanken är att kunna föra över kunder mellan olika kanaler smärtfritt, till exempel mellan e-handelssajter och fysiska butiker. Det ska inte vara någon skillnad på sortiment och priser. Ett köp ska kunna påbörjas i en kanal, för att sedan slutföras i en annan. Det här kräver mycket arbete med integration mellan system och datakällor för olika kanaler.
- Enhetlig handel (unified commerce) är nästa steg i utvecklingen. Det innebär att alla olika kanaler arbetar mot samma centrala motor, med en uppsättning system och datakällor. Det är i omställningen till enhetlig handel som vi befinner oss just nu.
Samtidigt har ett större skeende pågått, både i näringslivet och i samhället i stort: digitaliseringen. Man kan se det som att lösningar för enhetlig handel är digitalisering inom handeln, i praktiken.
Nog med historia. Det är uppenbart att enhetlig handel är det önskvärda tillståndet för företag som säljer varor och tjänster både till konsumenter och till andra företag. Vad krävs för att komma dit?
Krav av system
För att uttrycka det enkelt, tre saker:
- Ordning och reda för data. En uppgift ska finnas på ett ställe, som kan nås av alla system som behöver uppgiften. Om det finns flera olika datakällor som behöver samordnas blir det svårt att åstadkomma digitalisering i allmänhet och enhetlig handel i synnerhet. Rationell hantering av data är baskravet för att lyckas med enhetlig handel.
- Det behövs ett system som inte bara kan arbeta mot en enhetlig uppsättning av data. I idealfallet är det systemet som tillhandahåller den enhetliga uppsättningen av data. I alla fall de centrala delarna av den.
- Det effektivaste sättet att både hantera data och köra de system som behövs är att göra det på olika molnplattformar. Det blir tekniskt komplicerat, dyrt och ställer stora krav på personal att i stället sköta driften i egen regi. Det tar energi och resurser från att sköta säkerhet för, och vidareutveckling av, lösningar.
Ett företag som ännu inte har tagit steget till enhetlig handel, men som har en närvaro på internet, lär ha flera olika överlappande system och datakällor. Hur ska steget till enhetlig handel tas?
Tre möjliga strategier för enhetlig handel
Här är tre möjliga strategier:
- Integration av befintliga system och datakällor. Det är en strategi som ofta leder till utvecklings- och konsulttunga projekt som måste underhållas löpande i takt med nya trender på marknaden.
- Ett val av befintliga system som anpassas till de nya kraven. Även de existerande datakällorna anpassas, och förs över till de anpassade systemen, förslagsvis med tonvikt på en av datakällorna.
- En övergång till ett nytt system, med tillhörande datakälla, som fungerar efter principerna för enhetlig handel.
Det kan tyckas självklart att välja det tredje alternativet: en övergång till ett nytt, ändamålsenligt system. Tyvärr är inte livet i näringslivet så enkelt. Det kan vara dyrt, krångligt och tidsödande att göra den migreringen, och man kanske inte har helhetsbilden klar för sig då beslutet tas.
I värsta fall kan det visa sig vara omöjligt, om man går till väga på fel sätt. Ett vanligt misstag är att fatta beslut av kortsiktiga, budgetmässiga skäl, i stället för att se till hållbarhet för en lösning på lång sikt. Det känns helt enkelt enklare att bara åtgärda en del av hela lösningen som fungerar dåligt, i stället för att åtgärda alla delar en gång för alla.
Det krävs en enkel migreringsprocess
För att lyckas krävs alltså en så enkel migreringsprocess som möjligt. För att en sådan ska bli möjlig krävs följande tre saker:
- Det nya systemet bör täcka in vital funktionalitet som finns i de system som ersätts. Ett nytt affärssystem måste vara ett fullödigt affärssystem, helt enkelt.
- Företaget som gör migreringen behöver renodla sina processer. De bör vara så likartade som möjligt för hantering av olika kanaler och onödiga moment behöver skäras bort. Under en migrering bör man se över alla arbetsprocesser och se om det går att förnya och förbättra dem under migreringen.
- Den tekniska migreringen, från de äldre systemen till det nya och från de äldre datakällorna till den nya, måste vara snabb, säker och enkel.
Som bonuskrav finns hantering av olika företagsstrukturer. Är det en enda butik, med lager, eller flera butiker med ett centrallager som är strukturerade på ett enhetligt sätt? Och så vidare, antalet kombinationer är närapå oändligt vad gäller företagsstrukturer. Om det system som används har en flexibel grundstruktur behöver det inte bytas ut i fall ett företag växer, expanderar eller förvärvar butiker eller hela butikskedjor.
Om all funktionalitet finns på plats och alla relevanta data ryms inom den datakälla som används så kommer nästa krav som skiljer agnarna från vetet i den digitala eran: realtid!
Data i realtid
Data måste alltid vara direkt tillgängliga. Det är ett krav för att kunna fatta snabba beslut och för att kunna erbjuda snabb och korrekt service till kunder. Om det finns flera olika datakällor som behöver samordnas kan man glömma det här. En datakälla som förser alla system som används med data i realtid är ett absolut krav och den måste finnas på en teknisk plattform som ger enklast möjliga tillgång, alltså i molnet.
Slutligen, vi ska inte glömma bort människorna som jobbar på företagen eller människorna som är kunder till företagen. Systemet, och olika webbtjänster riktade till kunder som blir en förlängning av det, måste vara enkla att använda. De måste vara pedagogiska, till och med intuitiva, och ha en utbildande funktion.
Det är så klart en stor utmaning att både fatta beslut om ett sådant här systemval och att genomföra den migrering som blir följden av det valet. Men en sak är klar: utan det rätta systemet och den rätta hanteringen av data så blir det inget av med enhetlig handel.