ARTIKLAR

Vad är ett affärssystem?

februari 25, 2020/Lars Danielsson
Data Management System (DMS) with Business Analytics concept. businessman working with provide information for Key Performance Indicators (KPI) and marketing analysis onn virtual computer

Vad är ett affärssystem egentligen

Ett bra affärssystem gör det möjligt att driva ett företag på ett effektivt sätt. Här är en beskrivning av vad som skiljer olika affärssystem åt och av vilka delar som ingår.

Historiskt

Redan de gamla grekerna använde affärssystem… Nej, det gjorde de inte, i alla fall inte på datorer. Men kärnan till affärssystem har funnits länge, nästan så länge som det funnits datorer. Om man ska utse embryot till dagens affärssystem så ligger det första bokföringsprogrammet som kördes på en dator bra till, vilket det nu var. Men det lär ha tagits fram på 50-talet.

Begreppet affärssystem började inte användas på allvar förrän på 90-talet. Historieskrivningen är oklar, men på 80-talet pratade man mer om ekonomisystem. Ett försök att rekonstruera vad som har hänt är att affärssystem blev ett begrepp på 90-talet efter att analysföretaget Gartner lanserat begreppet ERP (enterprise resource planning). ERP är i praktiken en synonym till affärssystem som vi lämnar därhän nu.

I dag finns det några konkurrerande definitioner av vad som är affärssystem. De största skillnaderna ligger i från vilket perspektiv man beskriver affärssystem. Tittar man på vilka mjukvarumoduler som ingår? Tittar man på vilken funktionalitet som erbjuds? Tittar man på vilka branscher en leverantör adresserar med sitt affärssystem? Vilka yrkesgrupper? Och så vidare.

Egentligen är bara en enda sak glasklar: affärssystem består av mjukvara som företag, myndigheter och organisationer använder för att sköta sin verksamhet. I fortsättningen av texten betecknar ordet företag även myndigheter och organisationer.

Olika definitioner på affärssystem

Här är ett försök att lista de viktigaste perspektiven som affärssystem kan definieras i från:

  • Ett helt integrerat system som är byggt från grunden för att sköta alla affärskritiska aktiviteter, som försäljning, inköp, fakturering, lager, bokföring, data om kunder, med mera.
  • Många olika system för att sköta olika uppgifter som byggts ihop och benämns som ett enda system. Inte sällan har en leverantör köpt in de olika systemen och sedan paketerat dem som en produkt.
  • Flera olika system för att sköta olika uppgifter som körs separat eller kopplas ihop av företaget som använder dem, vilket görs genom att exportera data mellan system.

Det finns fler perspektiv, men vi nöjer oss med de här.

Stort antal moduler

Om vi bortser från de olika perspektiven ett tag så finns det framför allt en sak som skiljer olika affärssystem åt: vilka delar, kallas ofta moduler, som ingår. Exempel på grundläggande moduler är de för att hantera order, inköp och lager. Beroende på vad det är för typ av företag kan även moduler för till exempel CRM (kundvård) och e-handel ses som grundläggande.

Därefter tillkommer till exempel bokföring, fakturering, ytterligare e-handelsfunktioner, hantering av mobila betalningssätt och beslutsstöd (BI). Traditionellt anlitar många ett annat företag för att sköta bokföringen med förlorad möjlighet till avancerade ekonomiska rapporter i realtid som resultat. Bra stöd för bokföring och grundläggande ekonomiska processer är verktyg för att hålla koll på lönsamhet.

Det går även att se på moduler för produktions- och resursplanering, personaladministration (HR), med flera som delar av affärssystem. Vilka delar som ska anses ingå i ett affärssystem beror helt enkelt på vilken typ av företag det handlar om och vilka delar av verksamheten som företaget vill hantera på ett rationellt sätt.

För att en mjukvara ska kunna kallas ett affärssystem överhuvudtaget, bör i alla fall ett antal av modulerna som nämns ovan finnas med.

Branscher och affärsmodeller

Många affärssystem marknadsförs som helhetslösningar för olika branscher och affärsmodeller. De här två begreppen går ofta ihop. Är till exempel en grossistlösning en lösning för en affärsmodell eller för en bransch? Troligtvis för båda.

Det bästa exemplet på att nischa ett affärssystem mot en viss bransch eller affärsmodell är nog system med e-handelsfunktioner. Ofta benämns och marknadsförs affärssystem för specifika branscher och affärsmodeller inte ens som affärssystem, utan som till exempel ”en e-handelslösning med inbyggd affärssystemsfunktionalitet”. Eller någon annan, lika krånglig, beskrivning.

Vad är det som gör att ett affärssystem passar för en viss bransch eller affärsmodell? Åtminstone de här sakerna:

  • Funktionalitet/moduler som behövs för att driva ett företag i en viss bransch eller enligt en viss affärsmodell bör så klart finnas.
  • De generella moduler som är viktiga för en viss bransch eller affärsmodell bör finnas.
  • Utformningen av enskilda funktioner bör passa en specifik bransch eller affärsmodell.

Hur anpassas funktionalitet till en viss bransch eller affärsmodell? Det finns i princip två varianter: antingen passar funktionaliteten från start, genom att programkoden för mjukvarorna skrivits på ett speciellt sätt, eller så finns det stora möjligheter att anpassa enskilda funktioner, till exempel genom att ange värden för parametrar.

Ibland kan ett system som kallas något annat, till exempel e-handelslösning, faktiskt vara ett affärssystem. Ibland kan ett system som benämns som ett generellt affärssystem vara en e-handelslösning. Det är viktigare att se till vilken funktionalitet som erbjuds, än att hänga upp sig på benämningar.

Hänger delarna ihop?

Alla affärssystem är bra på något. Det som skiljer dem åt är inte minst hur stor del av ett företags behov de täcker, hur väl de täcker behoven och hur väl dess olika delar (moduler) fungerar ihop. Ett rimligt antagande är att modulerna i ett affärssystem fungerar bättre ihop om de byggts för att fungera tillsammans från början.

Det är självklart viktigt att de moduler som behövs i en verksamhet finns tillgängliga. Men det är lätt hänt att fastna i checklistor över moduler och funktioner, och att glömma bort den övergripande frågan: gör affärssystemet det möjligt att bedriva en viss verksamhet på ett effektivt sätt och tillför det värde?

Till sist några ord om molnet. I dag är det närapå ett krav att ett affärssystem ska kunna köras i molnet. Men det finns stora skillnader i hur det sker. Kan en användare logga in från vilken dator eller smartmobil som helst eller måste personen sitta på en viss fysisk plats? Kan systemets centrala delar köras på vilken molntjänst eller vilka servrar som helst eller måste de finnas i ett bestämt datacenter? Och så vidare. Återigen, det krävs en närmare titt på hur det fungerar och att matcha funktionaliteten mot de behov som finns och mot kraven på datasäkerhet.